Ihre Unternehmens­prozesse zusammen mit ROUTE DIGITAL optimieren und digitalisieren

Viele sprechen von der Digitalisierung und jedes Unternehmen soll etwas machen um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zunächst müssen Sie für sich das Wort Digitalisierung definieren. Laut Wikipedia versteht man unter Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten oder physischen Objekten in digitale Signale, welche weiterverarbeitet und digital gespeichert werden können.

Im Grunde ist somit das Schreiben einer E-Mail statt einem Brief schon der erste Schritt in die Digitalisierung. Allerdings verstehen andere bei der Digitalisierung, dass ein ERP-System automatisch erkennt, wenn es Artikel nachbestellen soll, um keine lost-sales zu haben. Ein Dritter versteht unter dem Begriff Digitalisierung eine künstliche Intelligenz, welche genaue Vorlieben eines Konsumenten erkennt und so zielgerichtete Push-Benachrichtigungen auf sein Smartphone sendet.

Genauso unterschiedlich wie die Definition des Begriffs „Digitalisierung“, ist auch die Anforderung der einzelnen Unternehmen. Ja es gibt Unternehmen, welche noch mit Schreibmaschine arbeiten und an Lieferanten ein Fax senden. Hierbei ist ein erster Schritt in die Prozessoptimierung, dass zukünftig mit einem PC per Mail die Bestellung gesendet wird und damit der Empfänger diese effizienter weiter bearbeiten kann.

Nun sind Sie sich darüber bewusst, dass es unterschiedliche Definitionen sowie Auffassungen zur Digitalisierung gibt. Genauso unterschiedlich wie auch die Anforderungen und Situationen des Unternehmens. Damit wir mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen starten können, müssen wir zunächst die Ist-Situation analysieren.

• Wie wird aktuell gearbeitet?
• Wie werden Informationen ausgetauscht?
• Wo werden allgemeine Vorgänge festgehalten?
• Wie viel Zeit wird mit Informationssuche aufgewendet?
• Bei welchen Schritten wird viel manueller Aufwand betrieben?
• Wo entstehen die meisten Fehler?

Das sind nur ein paar Fragen, die ich Ihnen und allen Mitarbeitenden stellen werde. So erkennt man die Verbesserungspotenziale am besten und findet schon bei der Analyse heraus, dass einfache Umstellungen einen erheblichen Mehrwert bringen können.

Man muss nicht das Rad neu erfinden! Heißt es immer. Genauso ist es auch hier. Es wurden alle Unternehmensprozesse unter die Lupe genommen und wir kennen nun die Schwachstellen. Jetzt gilt hierzu die passende Lösung zu suchen und zu finden. Es gibt für viele Anwendungen bereits günstige Tools (Softwareanwendungen etc.), welche sofort angewendet werden können. Sollten wir nicht sicher sein, ob es sich um die passende Lösung handelt, bieten die meisten Softwarehersteller einen kostenfreien Testzeitraum an. Zusammen erarbeiten wir einen Zeitplan, damit wir das Ziel nicht aus den Augen verlieren und das Tagesgeschäft nicht die Oberhand gewinnt.

Nach der ganzen Mühe und Vorarbeit, kann nun endlich der spannende Teil beginnen. Zusammen mit Ihnen setze ich unsere Ideen zur Prozessoptimierung und Digitalisierung um! Hierbei gilt nicht zu viel zu wollen und alles auf einmal umzusetzen. Wir gehen Schritt für Schritt vor. Zunächst bereite ich eine Vorgehensweise vor. Danach involvieren wir alle Mitarbeitenden des Unternehmens und schulen den neuen Ablauf. Im Anschluss wird der Prozess nach neuer Vorgabe durchgeführt.

Wichtig: Wir fordern Feedback ein und nehmen die Anregungen bzw. Verbesserungen ernst. Im Team kann ein Ablauf evtl. optimaler gestaltet werden und ist es immer Wert zu diskutieren.

Nachdem alle Ziele erfüllt sind und alle Maßnahmen aus dem Konzept umgesetzt wurden, heißt es dran bleiben. In regelmäßigen Abständen werden alle Prozesse auf den Prüfstand gestellt und Erfahrungen aus der Praxis sind dabei Gold wert. Hier zeigt sich, wie gut ein Prozess funktioniert bzw. von allen Mitarbeitenden angenommen wird. Vielleicht gibt es auch schon bessere Tools auf dem Markt. Es schadet nie, das Unternehmen stetig zu optimieren.